Корпоративен ПР
7 важни стъпки при планирането на корпоративно събитие
април 5, 2017 - Корпоративен ПР
От избора на тема и участници, през подбора на локация и кетъринг, до декорацията – всичко има значение при организирането на корпоративно събитие и то не е никак лесна задача.
1. Определете основната си тема, цели и бюджет
Трябва да си определелите точна и ясна цел, която искате да постигнете чрез събитието. Дали това ще е подобряване на имиджа сред бизнес партньори и служители, или генериране на широко медийно отразяване и публичност, е изключително важен въпрос, на който трябва да отговорите в самото начало на ораганизацията, защото той стои в основата на концепцията за събитието Ви. След това направете подробен план-график с разпределение на отговорностите и задачите на целия екип и всички участници, които ще работят по организацията. Препоръчваме да се свържете с професионална агенция за организиране на събития, която би могла да Ви съдейства за изпълнението на тази стъпка от процеса.
2. Съставете си списък с гости
Имайки предвид общата цел, която искате да постигнете, изберете кого да включите в списъка с гости за Вашето събитие – бизнес партньори, служители, медии, представители на държавни институции или всички заинтересовани страни по темата. 
3. Изберете перфектната локация
Изборът на подходящо място за провеждане на събитието е от ключово значение за цялата организация. Важно да е да обърнете внимание на местоположението – дали е достатъчно удобно за всички, които възнамерявате да поканите; на ценовата оферта – от какви услуги можете да се възползвате на място (като техника и кетъринг) и какво ще трябва да наемате допълнително; на възможностите за брандинг и тн.
4. Договорете се с подизпълнителите
След като индентифицирате всички подизпълнители, от които ще се нуждаете – за наем на оборудване, превод, музикално оформление, декорациия и др., възможно най-рано преди събитието трябва да договорите условията с всеки от тях, да подпишете споразумения, да уредите авансови плащания, ако е необходимо и да брифирате всеки по отделно, за да сте сигурни, че всички ще знаят точните си задачи в деня на събитието. Помислете за всички допълнителни елементи, които бихте могли да включите, за да сте оригинални – светлинни ефекти, специални тематични подаръци за гостите и др.
5. Направете си сценарий
Ще има ли откриваща церемония? А коктейл след края на официалната част? Направете си точен сценарий по минути като предвиждате и време за евентуални закъснения и забавяния. Помислете колко време ще е необходимо за регистрация и настаняване на гостите, за всяка от речите и изказванията, за въпроси и отговори след това. Важен елемент от организацията е и водещият или модераторът, който да води цялото събитие.
6. Синхронизирайте
Освен екипа, който пряко ще се занимава с организацията на събитието, със сигурност ще имате нужда и от участието на някои от служителите на компанията. Препоръчително е да ги включите, за да сте сигурни, че всички елементи са в синхрон с корпоративната идентичност на компанията. Не ги оставяйте само да разговарят с гостите, а им дайте пряка отговорност за някои части от събитието.
7.Направете си оценка и отчет за постигнатото
След като събитето приключи е препоръчително да направите разбор на цялостната организация, изразходения бюджет и постигнатите резултати. Резултатите от този отчет ще Ви помогнат да си направите ценни изводи и ще Ви дадат полезни насоки при организацията на следващото събитие.
Много предприемачи подценяват важността на изготвянето на подходящ маркетинг план за техния бизнес. Не му отделят времето и вниманието, които са необходими, за да направят обстойно проучване и да изградят собствената си маркетинг стратегия, защото мислят, че достатъчно добре познават клиентите си и знаят как да ги достигнат. Но един задълбочен подход би могъл да разкрие неподозиран потенциал за биснеса Ви – нов сегмент от потребители на стоките и услугите Ви или ниши, в които бихте могли да се развивате, както и наличието на конкуренти, за които не сте и подозирали.
В основата на всеки маркетинг план стоят 3 въпроса – Кои са Вашите клиенти? Къде търсят те информация? Как ще достигнете до тях? За да отговорите на тези въпроси, трябва да изпълните 4 важни задачи: 
1. Дайте си много точна дефиниция защо клиентите биха използвали услугата Ви или закупили продукта Ви
Или иначе казано отговорете си на въпроса „Кой е основният проблем на клиентите, който Вашата услуга или продукт решават?“ Улеснявате ли ежедневието им? Помагате ли на бизнеса им да се разрастне? Повишавате ли самочувствието им? Вашият продукт или услуга трябва да посреща нуждите им и да решава проблемите им и то по-добре от това, което правят конкурентите Ви.
2. Идентифицирайте точно и ясно потенциалните си клиенти
Вашият бизнес има много потенциални клиенти, но за да успеете, трябва да проучите пазара и да се съсредоточите върху тези, които са най-подходящи за Вас. Представете си ги в детайли: На колко години са? Как изглеждат? Как преминава ежедневието им? Къде биха потърсили информация за Вас? Какво биха помислили за продукта или услуга Ви?
3. Идентифицирайте конкурентите си
Без значение колко уникален е продукта Ви, със сигурност има конкуренти на пазара, които също се борят за вниманието на Вашите потенциални клиенти и Вие трябва да ги проучите. Разберете кои са основните играчи на пазара във Вашата ниша, кои са конкурентните им предимства и как биха реагирали на Вашата активност (намаляване на цените, промоционални оферти, засилена рекламна комуникация)
4. Позиционирайте бранда си
Вашият бранд е това, което той означава за клиентите и това е Вашето най-силно конкурентно предимство. Трябва в едно изречение да определите как ще посрещнете нуждите им и ще изпъкнете сред конкурентите си. Най-доброто позициониране включва решаването на конкретен проблем на потребителите по начин, който Ви разграничава от конкуренцията.
След като сте определили основните елементи на Вашата маркетинг стратегия, трябва да изберете как ще достигнете до своята таргет аудитория. Методите и начините за това са безкрайни и е важно да се консултирате със специалист, който да Ви насочи към най-подходящото решение за Вашия бизнес.
Всяка компания има за цел да изгради своята положителна репутация и дългосрочни взаимоотношения с потребителите си, защото положителният имидж се възприема като гарант за високо качество на продукта или услугата й. Ключът към дълготрайните взаимоотношения с потребителите – настоящи и бъдещи, е общуването на един и същ, разбираем език.
Концепцията за интегрираните маркетингови комуникации все по-еднозначно доказва своята ефективност за постигане на тази цел в динамичните пазарни условия. Сред разнообразието от комуникационни техники в рамките на интегрираните комуникации, връзките с обществеността за стратегическа и ключова дейност.
Корпоративният ПР е това, което прави образът на една организация пълнокръвен и разбираем за аудиторията. Той е основното средство за стратегическото позициониране и управление на бранда. Чрез ПР се градят доверие и разбиране – онази „магична съставка“, която създава у потребителя привързаност, съпричастност и лоялност към марката. Основната функция на корпоративния ПР е да се свърже компанията с различни публики на техния език, използвайки комуникационни средства като например съобщения за пресата, социални медии, продукти и събития, за да се улесни изграждането и управление на взаимоотношенията.
Cъществуват професионални методи за създаване и утвърждаване на корпоративна репутация, които могат да имат много различни лица и приложения. Инструментите на вътрешнокорпоративния ПР могат да варират от блог, бюлетин или платформа в социалните медии за служителите до организацията на вътрешно фирмени събития и програми за обучения.
Корпоративният ПР за външните публики включва както обществено полезни инициативи, връзки с медии, партньори, лидери на мнение, така и комуникции по време на криза.
TrustPoint Agency предлага на своите клиенти разработване и осъществяване на стратегии за корпоративна комуникация, включително идентифициране на специфични фактори, които влияят върху изграждането на имиджа на компаниите.
Оказва се, че ПР е професия, в чието развитие жените имат не просто равностойно, а водещо отношение и примерът на жените в ПР трябва да бъде показван и стимулиран като практика и в други сектори на икономиката.
Основни изводи от данни на проучване на БДВО (Българско дружество за връзки с обществеността) от миналата година сочат, че съществува доминация на жените (78,2%) сред българските ПР специалисти, спрямо мъжете (21,8%), което е в синхрон с тенденцията в европейски мащаб. В изследването са участвали 299 професионални комуникатори, от които 65 журналисти и 234 ПР специалисти. При журналистите налице е феминизация на професията, като броят на жените е нараснал с 5,7% за последните няколко години.
Тенденциите в светове мащаб показват, че през последните години ПР агенции, които са ръководени от жени, са по-успешни отколкото тези, притежавани от мъже. Накратко, ПР набира репутация на професия, която се отдава изключително добре на жените. В същото време, при анализ на 250 ПР фирми, Holmes Report откри, че малко от жените в сектора заемат ръководни позиции, повечето от тях са служители.
От десетте най-големи ПР компании в световен мащаб само няколко се ръководят от жени (Сюзън Гилкрист от Brunswick Group, Маргъри Краус от APCO и изпълнителния директор на Porter Novelli, Карън Ван Берген). Това може би се дължи на факта, че мъжете са все още възприемани като бизнес лидери във всички сектори. Въпреки, че в сферата преобладава тенденцията за повече мъже лидери, се оказва, че периодите на най-голям растеж и успехи се дължат на увеличения брой на жените в професията. Това може би се дължи на факта, че жените като цяло са възприемани като по-добри комуникатори, поемат по-премерени рискове и работят по-добре в екип отколкото самостоятелно. Това също обяснява и защо сравнително малко жени стигнат до върха. Тези черти могат да направят жените добри служители, но не биха могли да им помогнат да стигнат до високи постове.
За да могат жените да си проправят път към водещи позиции в ПР агенциите, мениджърите им трябва да ги видят в ролята не само на добри комуникатори, но и като добри ръководители на проекти, които умеят да водят преговори и не се страхуват да поемат рискове. Успехът на PR агенциите ръководени от жени и дамите, които са изпълнителни директори в големи компании са доказателство, че това е напълно възможно. Като цяло, картината е много вдъхновяваща: жените се справят страхотно както в световните агенции, така и като ръководители на собствени бутикови фирми.
Ето няколко жени – гурута в света на ПР, които да следите в Twitter, ако искате да се учите, да почерпите вдъхновениe или да сте в крак с тенденциите в сферата:
1. @prsarahevans Основателят на Twitter чатове #journchat и #commentz – Сара Евънс определено е сред от най-големите имена в индустрията, които трябва да знаете.
2. @dbreakenridge Ако все още сте студент или начинаещ в професията, проф. Дейдре Брейкенридж ви дава възможността да зададете всички въпроси, които ви интересуват в сферта в #PRStudChat. Тя е и автор на няколко големи PR книги, включително PR 2.0 и “Putting the Public Back in Public Relations”
3 .@prtini Основателят на @GebenComm, Хедър Уалинг работи с компании от Fortune 500, за стартиращи компании и НПО-та. Последвайте я в # pr20chat, за да научите повече за пресечната точка на ПР и социални меди.
4. @AKRPR Интересувате се от ПР на знаменитости? Погледнете зад кулисите като последвате Аманда К. Руиси, собственик на развлекателна агенция, специализирана в работата със знаменитости.
1. Традиционните прессъобщения не работят
Преди прессъъобщението беше най-бързия начин за разпространение на информация до медиите. Днес, много по-работещо е да си създадеш новината като я публикуваш на собствения си сайт, блог и в социалните мрежи. След това журналистите сами ще „хванат“ новината и ще я разпространят, създавайки собствено съдържание, което да е по-подходящо за тяхната специфична аудитория. Oсвен това ще избегнете забраните и ограниченията, които Google налага за сайтове, които дублират информация, слагат препратки и тн.
2. Нов фокус: изграждането на личен имидж
Една от най-новите тенденции в ПР-а е изграждането на персонален имидж чрез демонстриране на експертност в дадена област. Идеята е да спечелите вниманието и доверието на своята публика като показвате задълбочени знания в сферата, в която работите. Можете да го напривите чрез публикуване на статии, блог постове, email нюзлетър или образователни видеа.
3. Нетрадиционно съдържание
Потребителите стават все по-капризни за съдържанието, което им привлича вниманието. За щастие, през 2017-та ще имате все повече различни интересни възможности да споделите своите новини. Естествено, социалните мрежи ще останат основния канал за публикуване на информация, но тенденциите са все повече съдържанието да се интегрира в промотирани постове във Facebook, Тwitter, спонсорирани ъпдейти в Linkedin или Google Adwords кампании. Друг нестандартен подход е привличането на инфлуенсъри в сферата, които да дообогатят съдържанието с цитати и интервюта или да го споделят със своите последователи, за да генерират по-голяма публичност и достоверност на вашата информация.
4. Цифрите са важни
През последните години, с навлизането на технологиите, събираннето на данни и отчитането на резултати стана все по-лесно. Това ще бъде тенденция и в ПР комуникациите в следващата година. Цифрите и данните са определящи за всяка ПР кампания, защото те създават профила на таргет аудиторията, на база на статистиката, която сте събрали за нея, размерът на обхвата на съдържанието, което публикувате и тн.
5. Лични отношения
Без повече масови мейли. Трябва да изградите лични отношения с всеки партньор, неправителствена организация, медия и други, които са важни за вас, ако искате съдържанието ви да бъде публикувано бързо и то да стига до правилните хора. Ако искате да изпъкнете сред конкуренцията и да привлечете вниманието им, първо се свържете с тях в социалните мрежи. Винаги, когато им изпращате мейл, включете нещо свързано с последната ви комуникация с тях, за да им припомните кои сте и да поддържате отношенията си с тях.
6. ПР специалистите ще трябва да разширяват уменията си
Знаете, че успещните ПР специалисти трябва да пишат отлично, да са креативни, да умеят да организират събития, да поддържат баланса мецжду всички заинтересовани страни и тн. Но това вече не е достатъчно. За да е истински добър един ПР консултатн, той трябва да е в крак с всички нововъведения в социалните мрежи, content маркетинга и стратегиите в дигиталните медии. Границата между така наречените „earned“ и „оwned“ медии вече е размита, така че ПР специалистите трябва да ги комбинират с „paid“ медии, за да постигнат успешни резултати на кампаниите си.
7. ПР в реално време
Вече нямате няколко дни за реакция. Сега имате броени минути. Точно така, отговорите в реално време ще бъдат тенденция в ПР комуникациите следващата година. Потребителите свикнаха да получават отговори от брандовете веднага и да организират бързо кампании и събития и вие ще трябва да отговорите на очакванията им. Да бъдете постоянно в социалните мрежи или да наемете някого, който да бъде там вместо вас е добър начин да започнете с „ПР в реално време“.
8. Разказване на истории с визии
Средно всеки интернет потребител гледа 32 видеа на месец и има 74% прираст в усвояването на информация след гледането на видео. Тези данни са достатъчна причина да започнете да използвате видеа и други визуални инструменти – визии и слайдшоу- във вашите ПР кампании тази година.
9. Измерете успеха си
Данните като импресии, споделяния, лайкове, споменавания и сваляния могат да ви покажат точно колко успешна е била кампанията ви. За щастие, повечето дигитални канали и социални мрежи вече позволяват проследяването на тази информация.
10. „Естествена реклама“
Интересна алтернатива на конвенционалната реклама е така нареченото „естествено рекламиране“, в което вие плащате, за да поставите реклама в публикация, която съответства и си пасва с оригиналното съдържание и формата на статията и медията, в която се публикува.
